La dichiarazione sostitutiva di certificazione è uno strumento pratico e diffuso che consente al cittadino di autocertificare stati, qualità personali e fatti documentabili — come residenza, nascita, cittadinanza, titolo di studio — senza ricorrere all’ente che detiene l’atto originale. Introdotta per snellire i rapporti con la pubblica amministrazione, richiede però precisione: una compilazione corretta tutela sia chi dichiara sia chi riceve il documento. In questa guida troverai spiegazioni chiare sul quadro normativo di riferimento, l’elenco dei casi in cui è possibile utilizzare l’autocertificazione, i dati obbligatori da inserire, le modalità di sottoscrizione e le cautele per evitare errori o sanzioni in caso di dichiarazioni mendaci. Procederemo passo passo con esempi pratici e un modello tipo per aiutarti a redigere una dichiarazione valida, leggibile e completa, rispettando requisiti formali e obblighi di legge.
Come compilare una dichiarazione sostitutiva di certificazione
Per compilare correttamente una dichiarazione sostitutiva di certificazione è importante muoversi con metodo, chiarezza e consapevolezza delle conseguenze legali. Prima di tutto conviene verificare se il fatto o lo stato che si intende autocertificare rientra effettivamente tra quelli ammessi dalla normativa vigente. La disciplina di riferimento è il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: l’articolo 46 permette al cittadino di sostituire certificati rilasciati da pubbliche amministrazioni con dichiarazioni rese sotto la propria responsabilità; l’articolo 47 si applica alle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Se non si è certi che la situazione possa essere autocertificata, è prudente chiedere conferma all’ufficio che richiede il documento prima di procedere.
Quando si passa alla compilazione vera e propria, il primo elemento è l’identificazione del dichiarante. Occorre indicare il proprio cognome e nome per esteso, la data e il luogo di nascita, la residenza o il domicilio preciso (via, numero civico, CAP, Comune), e idealmente il codice fiscale, perché questi elementi evitano ambiguità e consentono alla PA di effettuare eventuali verifiche. Nella testata o nella prima riga della dichiarazione è opportuno indicare anche l’autorità o l’ufficio destinatario, ossia a chi si rivolge la dichiarazione (ad esempio il nome dell’amministrazione o dell’ente), e lo scopo per cui la dichiarazione viene resa, perché questo circoscrive l’oggetto della dichiarazione stessa.
La parte centrale deve contenere la formula dichiarativa in modo chiaro, preciso e circostanziato: si devono enunciare i fatti e le qualità personali che si affermano, evitando termini vaghi o generici e specificando quando necessario date, periodi e luoghi. Ad esempio, se si autocertifica la residenza, bisogna indicare l’indirizzo esatto e, se richiesto, dal quando si è residenti in quella sede; se si dichiara il possesso di un titolo di studio, va indicato il titolo conseguito, la denominazione esatta del corso, l’istituto che lo ha rilasciato e la data di conseguimento; se si attesta l’iscrizione a un albo professionale, conviene riportare nome dell’albo, numero di iscrizione e data di iscrizione. Le frasi devono essere costruite in modo che ciascun elemento essenziale sia espresso: soggetto della dichiarazione (il dichiarante), il fatto o il titolo che si attesta, il periodo temporale se rilevante, e qualsiasi riferimento documentale che possa aiutare la verifica.
La dichiarazione deve richiamare la norma che ne autorizza l’uso. È buona prassi inserire una formula del tipo “Dichiaro, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, quanto segue” e poi riportare i fatti oggetto dell’autocertificazione. Questo non è un mero atto formale: serve a ricordare sia al dichiarante sia all’ufficio che la dichiarazione è resa con le responsabilità previste dalla legge. È inoltre importante essere consapevoli delle sanzioni: il D.P.R. 445/2000 prevede conseguenze penali e amministrative per le dichiarazioni mendaci; spesso si richiama l’articolo 75 e l’articolo 76 per le ipotesi di falso e mendacio, con tutte le ricadute, compresa la possibile nullità dell’atto amministrativo prodotto sulla base della dichiarazione falsa e l’obbligo di risarcimento danni se derivano conseguenze a terzi o alla pubblica amministrazione.
Per quanto riguarda la data e il luogo, questi dati vanno sempre inseriti in chiusura della dichiarazione. La collocazione temporale e geografica è importante perché consente di ricostruire la temporalità dell’atto e può essere rilevante per l’operatività dell’ufficio che riceve la dichiarazione. La firma del dichiarante è indispensabile: nella versione cartacea la dichiarazione va firmata manualmente e alla firma spesso va allegata una copia di un documento di identità valido, poiché la maggior parte delle pubbliche amministrazioni richiede la fotocopia del documento per verificare la corrispondenza della firma e l’identità del sottoscrittore. Se la dichiarazione viene trasmessa per via telematica, è necessario seguire le modalità richieste dall’ente ricevente: molte amministrazioni accettano dichiarazioni firmate digitalmente o rese tramite SPID, Carta d’Identità Elettronica (CIE) o Carta Nazionale dei Servizi (CNS). In questi casi la firma elettronica sostituisce quella autografa e la procedura di invio deve garantire l’autenticità e l’integrità del documento.
Quando si dichiara qualcosa è consigliabile avere preventivamente raccolto tutta la documentazione di supporto, anche se non sempre va allegata alla dichiarazione: avere copia del certificato originale, del titolo di studio o dell’atto che attesta la situazione dichiarata aiuta in caso di successivi controlli e dimostra la buona fede. Alcune amministrazioni richiedono espressamente l’allegazione di documenti; altre preferiscono avvalersi dell’autocertificazione e svolgere controlli a campione in un secondo momento. In ogni caso, occorre indicare nella dichiarazione se si allegano documenti e, se si allegano, descrivere chiaramente cosa si allega. Se non si ritiene necessario allegare nulla, è comunque utile indicare la dichiarazione in modo esaustivo, con tutte le informazioni che un eventuale controllo potrebbe richiedere.
È utile sapere anche quando la dichiarazione può essere richiesta ma non sufficiente: alcune situazioni giuridiche o amministrative richiedono ancora la produzione dell’atto originale o di certificazioni rilasciate da uffici competenti, oppure la normativa settoriale può imporre controlli più rigorosi. In ambito giudiziario o per atti che richiedono pubblica fede di un giudice o di un ufficiale dello stato civile, l’autocertificazione può non avere valore. Inoltre, per alcune procedure di concorso pubblico, assunzione, appalto o per il rilascio di permessi specifici, l’ente può comunque riservarsi di chiedere l’esibizione dei documenti originali e applicare verifiche.
Dal punto di vista pratico, dopo aver compilato e firmato la dichiarazione, è essenziale conservarne copia: la copia personale serve sia per eventuali accertamenti sia per dimostrare in seguito il contenuto della dichiarazione resa. Se la dichiarazione viene inviata via PEC o attraverso piattaforme telematiche, è consigliabile conservare la ricevuta di avvenuta trasmissione e la ricevuta di consegna, perché hanno valore legale in caso di contestazioni. Infine, la gestione dei dati personali contenuti nella dichiarazione deve rispettare la normativa sulla privacy: le informazioni vanno fornite nella misura necessaria e saranno trattate dall’amministrazione destinataria secondo le finalità per le quali sono raccolte, con gli obblighi di riservatezza previsti dal GDPR e dalle norme nazionali.
Compilare una dichiarazione sostitutiva con cura significa dunque verificare la fattibilità dell’autocertificazione, identificarsi in modo inequivocabile, esprimere i fatti con precisione e completezza, indicare il richiamo normativo, data e luogo, firmare e allegare il documento di identità o utilizzare strumenti di firma elettronica conformi, conservare copia e avere pronte eventuali documentazioni di supporto. Agire con serietà e attenzione evita errori formali e, soprattutto, protegge da conseguenze penali o amministrative legate a dichiarazioni inesatte o false.
Altre Cose da Sapere
Domanda: Che cos’è una dichiarazione sostitutiva di certificazione?
Risposta: È una dichiarazione scritta con cui un cittadino autodichiara, davanti a pubbliche amministrazioni o a soggetti privati quando previsto, il possesso di fatti, stati o qualità personali che normalmente sarebbero attestati da certificati rilasciati da enti pubblici (es. residenza, stato civile, cittadinanza, titolo di studio). Ha valore legale previsto dal D.P.R. 445/2000 (art. 46) e sostituisce i certificati nei rapporti con le pubbliche amministrazioni e con i privati nei casi consentiti dalla legge.
Domanda: Qual è la normativa di riferimento?
Risposta: La disciplina principale è il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. In particolare: art. 46 regola le dichiarazioni sostitutive di certificazione; art. 47 disciplina le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà; art. 38 e art. 75–76 trattano documentazione e sanzioni per false dichiarazioni. Va inoltre considerata la normativa regionale o di settore quando prevista.
Domanda: Quando si usa l’art. 46 e quando l’art. 47?
Risposta: Art. 46 (dichiarazione sostitutiva di certificazione) si usa per sostituire certificati rilasciati da pubbliche amministrazioni (es. residenza, nascita, cittadinanza, stato civile, titolo di studio). Art. 47 (atto di notorietà) si usa quando non esiste un certificato ufficiale da sostituire e occorre una dichiarazione su fatti di cui il dichiarante è a conoscenza o su circostanze che più persone possono attestare (es. parentela, cause di assenza, fatti non registrati ufficialmente).
Domanda: Chi può compilare e firmare la dichiarazione?
Risposta: Il dichiarante è la persona che possiede i fatti o le qualità dichiarate. Deve firme in modo autografo se la dichiarazione è cartacea; se la trasmissione è telematica si può utilizzare la firma digitale o strumenti di identificazione elettronica (SPID, CIE) se accettati dall’ente destinatario. In caso di minore o persona incapace, la dichiarazione la compila il rappresentante legale o tutore.
Domanda: Quali dati devono comparire obbligatoriamente nella dichiarazione?
Risposta: In genere: dati anagrafici completi del dichiarante (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza), l’indicazione del destinatario (ente o privato), l’enunciazione chiara del fatto o della qualità che si autocertifica, luogo e data di sottoscrizione, firma del dichiarante. Se richiesto, allegare copia di un documento d’identità del dichiarante.
Domanda: È necessario allegare una copia del documento d’identità?
Risposta: Sì, quando la dichiarazione è presentata senza identificazione personale (ad esempio inviata per posta o via PEC) è necessario allegare copia di un documento di identità valido, così come previsto dall’art. 38 del DPR 445/2000 per consentire la verifica dell’identità. Se ci si identifica di presenza presso l’ufficio, l’identificazione è fatta dall’operatore e non è necessaria la copia.
Domanda: A chi va presentata la dichiarazione?
Risposta: Di norma alla pubblica amministrazione che richiede il certificato o al soggetto privato che accetta l’autocertificazione dove la legge lo consente. Alcune amministrazioni hanno moduli standard o procedure online; in caso di dubbi contattare lo sportello/ente destinatario prima di inviare la dichiarazione.
Domanda: Ha la stessa validità del certificato originale?
Risposta: Sì: la dichiarazione sostitutiva di certificazione ha efficacia equivalente al certificato che sostituisce nell’ambito dei rapporti con le pubbliche amministrazioni e nei casi previsti dalla legge. Tuttavia l’ente destinatario può effettuare controlli e chiedere integrazioni; in alcuni casi, per rapporti con Paesi esteri o per pratiche particolari, può essere richiesto il documento originale o la sua legalizzazione.
Domanda: Quanto dura la validità della dichiarazione?
Risposta: La durata non è uniformemente stabilita per tutte le certificazioni: per molte pratiche amministrative la dichiarazione ha efficacia immediata ma l’ente può indicare un periodo di validità. Per alcuni certificati (es. residenza) la situazione è considerata attuale fino a diversa comunicazione. In ogni caso l’ente destinatario può richiedere aggiornamenti o verifiche.
Domanda: Quali sono i rischi in caso di falsa dichiarazione?
Risposta: Le false dichiarazioni sono punite penalmente secondo l’art. 76 del DPR 445/2000 e il Codice Penale (falso in atto pubblico, dichiarazioni mendaci). Le sanzioni possono comprendere reati penali (conseguenze penali e civili) e l’obbligo di fornire il certificato originale. Inoltre, l’uso di una falsa dichiarazione può portare a nullità dell’atto e sanzioni amministrative.
Domanda: Come si compila concretamente un modulo (passo per passo)?
Risposta: 1) Individua il tipo di dichiarazione (art. 46 o 47) e recupera il modulo dell’ente se disponibile. 2) Inserisci i tuoi dati anagrafici completi e il codice fiscale. 3) Indica chiaramente il fatto/qualità oggetto di autocertificazione (es. “dichiaro di essere residente in… dal…”). 4) Riporta eventuali specifiche (documenti, titoli, date). 5) Scrivi luogo e data della sottoscrizione. 6) Firma in calce in modo autografo oppure apponi firma digitale se previsto. 7) Allegare copia del documento d’identità se non ti identifichi di presenza. 8) Consegna all’ente o invia secondo le modalità richieste (PEC, portale online, sportello).
Domanda: Esempio di formula semplice per dichiarare la residenza
Risposta: “Il/La sottoscritto/a [nome e cognome], nato/a a [luogo] il [data], codice fiscale [codice fiscale], residente in [indirizzo completo], dichiara ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000 di essere residente all’indirizzo sopra indicato dal [data]. Data, luogo, firma.” (Allegare copia documento d’identità se richiesto).
Domanda: Posso usare l’autocertificazione per certificare il titolo di studio?
Risposta: Sì, in molti casi è possibile autocertificare il possesso di titoli di studio (tipo di diploma, anno di conseguimento, istituto) ai sensi dell’art. 46. Tuttavia alcune procedure potrebbero richiedere il certificato o la copia legalizzata, specialmente per concorsi, validazioni internazionali o quando è richiesta verifica dettagliata dei voti.
Domanda: La dichiarazione può essere inviata via PEC o tramite portale online?
Risposta: Sì. La trasmissione tramite PEC o tramite i portali telematici della pubblica amministrazione è valida se rispetta le regole sull’identificazione del mittente e la firma (firma digitale o identificazione forte come SPID/CIE, se richiesto dall’ente). Inviare la dichiarazione via PEC con allegata copia del documento d’identità è pratica comune.
Domanda: Differenze tra autocertificazione per PA e per privati?
Risposta: Le autocertificazioni hanno pieno valore nei rapporti con le pubbliche amministrazioni ove previsto dalla legge. Con i privati, l’autocertificazione è valida solo se espressamente prevista o accettata dal privato; il privato può comunque chiedere il certificato ufficiale. In alcuni casi i privati che erogano servizi pubblici (es. enti concessionari) sono tenuti ad accettare l’autocertificazione.
Domanda: Cosa succede se l’ente richiede controlli o verifiche?
Risposta: L’ente può effettuare controlli a campione o mirati sui dati autocertificati. Se emergono incongruenze o false dichiarazioni, l’ente può assumere provvedimenti (revoca, segnalazione all’autorità giudiziaria, sanzioni amministrative). È importante dichiarare solo fatti veri e conservare la documentazione di supporto in caso di richiesta di verifica.
Domanda: Posso correggere o annullare una dichiarazione già presentata?
Risposta: Se hai commesso un errore, contatta subito l’ente destinatario per chiedere correzione o integrazione. Spesso si presenta una nuova dichiarazione sostitutiva indicando che sostituisce e annulla quella precedente. Se la dichiarazione ha prodotto effetti, potrebbero essere necessari atti formali di rettifica.
Domanda: Serve un notaio o autenticazione della firma?
Risposta: Per le normali dichiarazioni sostitutive non è richiesta l’autenticazione della firma se firmate in presenza del personale amministrativo che verifica l’identità. In caso di firme a distanza o quando l’ente lo richiede espressamente, può essere necessaria la firma digitale o modalità di autenticazione. L’autenticazione notarile non è in genere necessaria.
Domanda: Cosa indicare se la dichiarazione riguarda fatti riferiti a terzi?
Risposta: Per dichiarare fatti riguardanti altre persone (es. composizione dello stato di famiglia) usa la formula prevista dagli artt. 46/47. Se si dichiarano fatti riguardanti terzi è necessario che il dichiarante abbia titolo per farlo (es. genitore che dichiara sul figlio minorenne). Per casi complessi o che riguardano terzi adulti si potrebbe dover allegare delega o consenso.
Domanda: La dichiarazione è valida all’estero?
Risposta: Per l’uso all’estero, i requisiti variano: alcuni Paesi richiedono il certificato ufficiale con apostille/Legalizzazione o traduzione giurata. Prima di usare una dichiarazione sostitutiva all’estero, verificare i requisiti del Paese destinatario e, se necessario, richiedere il certificato ufficiale in luogo dell’autocertificazione.
Domanda: Consigli pratici e checklist prima di consegnare la dichiarazione
Risposta: 1) Verifica quale tipo di dichiarazione è richiesta (art. 46 o 47). 2) Usa il modulo ufficiale dell’ente se disponibile. 3) Compila tutti i campi obbligatori (dati anagrafici, oggetto della dichiarazione, data, luogo). 4) Firma autografa o firma digitale secondo le istruzioni. 5) Allegare copia del documento d’identità se non ti presenti di persona. 6) Conserva copia della dichiarazione presentata e della ricevuta di invio/consegna. 7) Assicurati che quanto dichiarato corrisponda al vero per evitare conseguenze penali.
Se desideri, posso preparare un modello di dichiarazione compilabile (testo pronto) adattato al caso specifico che ti serve (residenza, stato di famiglia, titolo di studio ecc.).